I henhold til vedtektene møter 3 representanter fra hver enhet/avdeling, inkludert styrets representanter. Hvilke representasjoner som stiller fra hver enkelt enhet/avdeling samordnes med hovedtillitsvalgte, som  igjen melder inn delegater til foreningen, frist er satt til senest innen fredag, 8 februar 2019.

Saker som ønskes tatt opp på årsmøtet, må være styret i hende senest 2 uker før årsmøtet skal avholdes, innkalling og saksdokumenter skal delegatene i hende senest 1 uke før årsmøtet skal avholdes.